Egy cégnél rádöbbenni, hogy a jelenlegi könyvelő már nem alkalmas a feladatra nagy sokk. Vagy azért, mert már kevés a könyvelő a feladatok nagyságához, esetleg nyugdíjba megy, már hanyagul végzi a munkáját, de az is lehet, hogy neki van elege a cégből, vagy éppen a cég túl kicsi az ő igényeihez. (Most maradjunk annyiban, hogy a kapcsolat jó a cég és a könyvelő iroda között, a szakítás nem a kapcsolat megromlása miatt megy végbe. Az egy külön eset.)

Egy könyvelő váltáshoz elengedhetetlen a jó kapcsolat nem csak az új könyvelővel, hanem a régivel is. Kellemetlen helyzet, amikor a két könyvelő van összekötve, hogy váltsanak egymással információkat, főleg, ha esetleg a régi könyvelővel rossz volt a kapcsolat. Ilyenkor az a szerencsésebb, ha két könyvelő nem fúj egymásra, hisz kollégák és még dolgozhatnak együtt, de olyankor elő szokott fordulni, hogy a régi könyvelő a “rossz exügyfelet” kibeszéli, viselt dolgait, fizetési elmaradásait tételesen felsorolja az új könyvelőnek. Ezt mi emberileg sem szeretjük, nem hogy szakmailag eltűrjük, ezért tudatni kell az ügyféllel is, hogy mit szabad, mit nem szabad. Ezt a tudás hiányt igyekszünk most pótolni.

Milyen adatokat kell megadni az új könyvelőnek?

Először is az összes személyes adatát az ügyvezetőnek/vezérigazgatónak, aztán a vállalkozáshoz köthető “személyes” adatokat, mint cégnév, KSH szám, közösségi adószám, miegymás, valamint jó, ha az új könyvelő tájékoztatva van a cég adózási formájáról (ha egyébként erre még nem kérdezett volna rá korábban), és hogy amúgy könyvvizsgálatra kötelezett-e. Fontosak a kapcsolattartási adatok, és a régi könyvelő elérhetőségei. Ha ezek megvannak, akkor jöhetnek a papírok, dokumentumok:

• könyvelési anyag átadási jegyzőkönyv (régi-, és új könyvelő, valamint ügyfél által aláírva)
• alapító okirat (legalább egy másolata)
• Aláírási címpéldány (eredeti!)
• tanúsítványok, engedélyek, hatósági igazolások
• Bejegyző, változás bejegyző végzés
• székhely használati hozzájárulás (eredeti!)
• T201T bejelentések
• Összes lehúzott törzsadat (akár pdf-ben is lehet)
• Bejelentések, regisztrációk: Cégkapu, számlázó bejelentése, pénztárgép regisztráció, iparűzési adó regisztráció, NÉBIH bejelentkezés, kamarai regisztráció
• Szerződések: Bankszámla szerződés, szoftver szerződések, könyvelői szerződés(ek), egyéb szerződés (legalább a másolata)
• Munkaügyi és béres dossziék, dokumentumok, bevallások
• Tárgyi eszközökkel kapcsolatos dokumentumok, kartonok, jegyzőkönyvek
• Beszámolók (mérleg, eredménykimutatás, üzleti jelentés, taggyűlési jegyzőkönyv, határozatok, üzleti- és könyvvizsgálói jelentés, ha van)
• Beszámolót alátámasztó analitikák, kartonok, kivonatok (évet záró főkönyvi karton, -napló és -kivonat, stb.)
• Bevallások: áfa bevallás és analitika, bérszámfejtési és bevallás, társasági/kiva adó bevallás, iparűzési adó bevallás, NY bevallások, cégautó adó bevallás, önellenőrzések, stb.

Év közi könyvelő váltás esetén:

• Adott tárgyév összes addigi bizonylata (számlák, bankszámla kivonatok, bérjegyzékek, stb.)
• Időszak záró dátumára vonatkozó főkönyvi kivonat, leltár, kartonok
• Tartósan adott kölcsön analitika
• Vevő/szállító analitika (teljes és nyitott)
• Hitelek, tagi kölcsön analitika

Ezek mellett, ha a vállalkozás rendelkezik szabályzatokkal, azokat is illik eljuttatni az új könyvelőhöz. Ilyenek lehetnek elsősorban (és többnyire kötelezően):

• Számviteli politika (Kötelező!)
• Pénzkezelési szabályzat (Kötelező!)
• GDPR szabályzat (Kötelező!)
• Selejtezési szabályzat (Kötelező!)
• Leltározási szabályzat (Kötelező!)
• Bizonylati rend (Kötelező!)
• Szervezeti és működési szabályzat
• Iratkezelési szabályzat
• Cafeteria szabályzat
• Belföldi, külföldi kiküldetési szabályzat
• Gépjármű használati szabályzat
• stb.

A könyvelést váltó cég nevében eljáró képviselő szerepe kulcsfontosságú, és kiemelt figyelmet igényel. Nem lehet félvállról venni ezt a feladatot! Sajnos hallottunk már olyat, hogy egy ügyvezető a jogi felelősségét a könyvelőjére próbálta áthárítani – sikertelenül- szimpla hanyagságból, pedig látható volt a mulasztása. Ezért is hangsúlyozzuk, hogy a könyvelő csak egy olyan támogató személy, aki a múlt adataiból nyer ki információkat, és közvetíti azokat a hatóságoknak, valamint a cégnek a határidők betartásával. A felelősség viszont az ügyvezető/vezérigazgató tisztsége, hogy minden ehhez szükséges információt megfelelő formában és időben átadjon a könyvelőjének a cégével kapcsolatban.

Mellékelünk egy  Átadás-átvételi jegyzőkönyv minta -t is, amit érdemes három példányban kitölteni, legalább két félnek aláírni. Első példány a régi könyvelőnél marad, második a vállalkozónál, harmadik az új könyvelőnél. Lehet egy jegyzőkönyv helyett kettőt írni, külön a régitől átvett könyvelési anyagokra, és egy újat az új könyvelőnek leadandó könyvelési anyagokra, természetesen két-két példányban. A két jegyzőkönyv talán valamivel diplomatikusabb és elegánsabb, mint egy jegyzőkönyvben összezsúfolni a két könyvelőt.

Amennyiben év közben vált egy cég könyvelőt és bérszámfejtőt, akkor érdemes azzal számolni, hogy a bérszámfejtést újra meg kell csinálnia az új bérszámfejtőnek, hisz az új programba nem lehet csak úgy átemelni adatokat. Ha netán az új könyvelő a teljes adott évi könyvelést is újra szeretné könyvelni (sok esetben a biztosítása múlik rajta!), de az újra könyvelésből a bérszámfejtés el van mulasztva (jellemző esetben a cég nem szeretné kifizetni még egyszer a díjat adott időszakra), akkor a dolgozók év végi adatai nem fognak egyezni, csúsznak a szabadságok napjai, esetleg még a kedvezmények is kárt szenvednek. Mivel ez plusz munka az új bérszámfejtőnek (aki jellemző esetben az új könyvelő iroda munkatársa szokott lenni), ezért ezt az összeget év közbeni könyvelő (és bérszámfejtő) váltásnál el szokták kérni. Jogos, hisz ha valaki munkát végez, akkor azt sosem ingyen teszi, így ezzel érdemes számolni, hogy megéri-e év közben váltani szakembert, irodát.