Egy cégnél rádöbbenni, hogy a jelenlegi könyvel? már nem alkalmas a feladatra nagy sokk. Vagy azért, mert már kevés a könyvel? a feladatok nagyságához, esetleg nyugdíjba megy, már hanyagul végzi a munkáját, de az is lehet, hogy neki van elege a cégb?l, vagy éppen a cég túl kicsi az ? igényeihez. (Most maradjunk annyiban, hogy a kapcsolat jó a cég és a könyvel? iroda között, a szakítás nem a kapcsolat megromlása miatt megy végbe. Az egy külön eset.)

Egy könyvel? váltáshoz elengedhetetlen a jó kapcsolat nem csak az új könyvel?vel, hanem a régivel is. Kellemetlen helyzet, amikor a két könyvel? van összekötve, hogy váltsanak egymással információkat, f?leg, ha esetleg a régi könyvel?vel rossz volt a kapcsolat. Ilyenkor az a szerencsésebb, ha két könyvel? nem fúj egymásra, hisz kollégák és még dolgozhatnak együtt, de olyankor el? szokott fordulni, hogy a régi könyvel? a “rossz exügyfelet” kibeszéli, viselt dolgait, fizetési elmaradásait tételesen felsorolja az új könyvel?nek. Ezt mi emberileg sem szeretjük, nem hogy szakmailag elt?rjük, ezért tudatni kell az ügyféllel is, hogy mit szabad, mit nem szabad. Ezt a tudás hiányt igyekszünk most pótolni.

Milyen adatokat kell megadni az új könyvel?nek?

El?ször is az összes személyes adatát az ügyvezet?nek/vezérigazgatónak, aztán a vállalkozáshoz köthet? “személyes” adatokat, mint cégnév, KSH szám, közösségi adószám, miegymás, valamint jó, ha az új könyvel? tájékoztatva van a cég adózási formájáról (ha egyébként erre még nem kérdezett volna rá korábban), és hogy amúgy könyvvizsgálatra kötelezett-e. Fontosak a kapcsolattartási adatok, és a régi könyvel? elérhet?ségei. Ha ezek megvannak, akkor jöhetnek a papírok, dokumentumok:

  • könyvelési anyag átadási jegyz?könyv (régi-, és új könyvel?, valamint ügyfél által aláírva)
  • alapító okirat (legalább egy másolata)
  • Aláírási címpéldány (eredeti!)
  • tanúsítványok, engedélyek, hatósági igazolások
  • Bejegyz?, változás bejegyz? végzés
  • székhely használati hozzájárulás (eredeti!)
  • T201T bejelentések
  • Összes lehúzott törzsadat (akár pdf-ben is lehet)
  • Bejelentések, regisztrációk: Cégkapu, számlázó bejelentése, pénztárgép regisztráció, ipar?zési adó regisztráció, NÉBIH bejelentkezés, kamarai regisztráció
  • Szerz?dések: Bankszámla szerz?dés, szoftver szerz?dések, könyvel?i szerz?dés(ek), egyéb szerz?dés (legalább a másolata)
  • Munkaügyi és béres dossziék, dokumentumok, bevallások
  • Tárgyi eszközökkel kapcsolatos dokumentumok, kartonok, jegyz?könyvek
  • Beszámolók (mérleg, eredménykimutatás, üzleti jelentés, taggy?lési jegyz?könyv, határozatok, üzleti- és könyvvizsgálói jelentés, ha van)
  • Beszámolót alátámasztó analitikák, kartonok, kivonatok (évet záró f?könyvi karton, -napló és -kivonat, stb.)
  • Bevallások: áfa bevallás és analitika, bérszámfejtési és bevallás, társasági/kiva adó bevallás, ipar?zési adó bevallás, NY bevallások, cégautó adó bevallás, önellen?rzések, stb.

Év közi könyvel? váltás esetén:

  • Adott tárgyév összes addigi bizonylata (számlák, bankszámla kivonatok, bérjegyzékek, stb.)
  • Id?szak záró dátumára vonatkozó f?könyvi kivonat, leltár, kartonok
  • Tartósan adott kölcsön analitika
  • Vev?/szállító analitika (teljes és nyitott)
  • Hitelek, tagi kölcsön analitika

Ezek mellett, ha a vállalkozás rendelkezik szabályzatokkal, azokat is illik eljuttatni az új könyvel?höz. Ilyenek lehetnek els?sorban (és többnyire kötelez?en):

  • Számviteli politika (Kötelez?!)
  • Pénzkezelési szabályzat (Kötelez?!)
  • GDPR szabályzat (Kötelez?!)
  • Selejtezési szabályzat (Kötelez?!)
  • Leltározási szabályzat (Kötelez?!)
  • Bizonylati rend (Kötelez?!)
  • Szervezeti és m?ködési szabályzat
  • Iratkezelési szabályzat
  • Cafeteria szabályzat
  • Belföldi, külföldi kiküldetési szabályzat
  • Gépjárm? használati szabályzat
  • stb.

A könyvelést váltó cég nevében eljáró képvisel? szerepe kulcsfontosságú, és kiemelt figyelmet igényel. Nem lehet félvállról venni ezt a feladatot! Sajnos hallottunk már olyat, hogy egy ügyvezet? a jogi felel?sségét a könyvel?jére próbálta áthárítani – sikertelenül- szimpla hanyagságból, pedig látható volt a mulasztása. Ezért is hangsúlyozzuk, hogy a könyvel? csak egy olyan támogató személy, aki a múlt adataiból nyer ki információkat, és közvetíti azokat a hatóságoknak, valamint a cégnek a határid?k betartásával. A felel?sség viszont az ügyvezet?/vezérigazgató tisztsége, hogy minden ehhez szükséges információt megfelel? formában és id?ben átadjon a könyvel?jének a cégével kapcsolatban.

Mellékelünk egy  Átadás-átvételi jegyz?könyv minta -t is, amit érdemes három példányban kitölteni, legalább két félnek aláírni. Els? példány a régi könyvel?nél marad, második a vállalkozónál, harmadik az új könyvel?nél. Lehet egy jegyz?könyv helyett kett?t írni, külön a régit?l átvett könyvelési anyagokra, és egy újat az új könyvel?nek leadandó könyvelési anyagokra, természetesen két-két példányban. A két jegyz?könyv talán valamivel diplomatikusabb és elegánsabb, mint egy jegyz?könyvben összezsúfolni a két könyvel?t.

Amennyiben év közben vált egy cég könyvel?t és bérszámfejt?t, akkor érdemes azzal számolni, hogy a bérszámfejtést újra meg kell csinálnia az új bérszámfejt?nek, hisz az új programba nem lehet csak úgy átemelni adatokat. Ha netán az új könyvel? a teljes adott évi könyvelést is újra szeretné könyvelni (sok esetben a biztosítása múlik rajta!), de az újra könyvelésb?l a bérszámfejtés el van mulasztva (jellemz? esetben a cég nem szeretné kifizetni még egyszer a díjat adott id?szakra), akkor a dolgozók év végi adatai nem fognak egyezni, csúsznak a szabadságok napjai, esetleg még a kedvezmények is kárt szenvednek. Mivel ez plusz munka az új bérszámfejt?nek (aki jellemz? esetben az új könyvel? iroda munkatársa szokott lenni), ezért ezt az összeget év közbeni könyvel? (és bérszámfejt?) váltásnál el szokták kérni. Jogos, hisz ha valaki munkát végez, akkor azt sosem ingyen teszi, így ezzel érdemes számolni, hogy megéri-e év közben váltani szakembert, irodát.